Empieza el año con las cuentas al día en tu comunidad de propietarios

El buen funcionamiento de la actividad económica de un edificio requiere llevar la contabilidad de los gastos y los ingresos de manera adecuada y cuidadosa. 

Desde Fincas Heredero te contamos algunas claves para gestionar las cuentas comunes de tu comunidad de vecinos y no morir en el intento. 

LAS CUENTAS AL DIA EN TU COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: EL CONTROL CONTABLE

Si te ha tocado ejercer de presidente o de secretario en tu comunidad de vecinos tienes que saber que una de las funciones principales, además de la elaboración de actas, certificados y cualquier otro documento relativo a la misma, es llevar las cuentas y velar por el correcto accionar de las mismas. 

Y para ello, es necesario contar con un Libro de Cuentas.

Este documento sirve para dejar por escrito los ingresos y los gastos de la comunidad, tales como el abono de las cuotas o derramas, los servicios de mantenimiento, la limpieza del edificio, los impuestos, etc.

Es importante realizar esta tarea de manera detallada y minuciosa, algo que puede resultar un tanto abrumador y complejo, en especial, si no se tienen los conocimientos contables necesarios.

En la actualidad, son pocas las comunidades que conservan la modalidad de gestión tradicional, en la que se realizaban movimientos de efectivo con una caja custodiada por el presidente. 

Esta persona se encargaba de cobrar las cuotas puerta por puerta y abonaba a los proveedores en mano. 

Hoy día, las entidades financieras facilitan dicha labor. 

Los propietarios pueden acceder al estado de cuentas de una comunidad, observar su saldo y pagar recibos o cobros de cuotas vecinales. 

A su vez, se puede obtener un extracto de los movimientos bancarios del último año. 

Este recurso ha facilitado la gestión de las comunidades, aunque para llevar un buen control de la contabilidad, es necesario tener al día el Libro de Cuentas, que no significa que tenga que coincidir con los movimientos bancarios.

LAS CUENTAS AL DIA EN TU COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: EL LIBRO DE CUENTAS

Si bien no es obligatorio tener un Libro de Cuentas, es el instrumento principal de la persona responsable de gestionar el dinero de la comunidad de propietarios.

Se trata de un documento que permite mostrar los movimientos contables del edificio de una manera más clara y transparente.

Este libro puede ser un libro físico, aquel que tiene un formato específico con columnas de gastos e ingresos, o también puede ser un archivo Excel creado para tal fin. 

Toda la documentación se deberá presentar en la junta de propietarios para su aprobación, y tiene que ser enviada al menos 8 días antes de la reunión.

LAS CUENTAS AL DIA EN TU COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: OBLIGACIONES BASICAS

Algo importante que debes de saber es que todos los propietarios del edifico tienen el derecho y la obligación de estar informados acerca de las cuentas comunes.

Las juntas de propietarios tienen ese fin. Estas reuniones se deben realizar una vez al año, como mínimo, momento en el que se exponen los gastos e ingresos del último período para dar su aprobación.

En la junta de propietarios también se elige el nuevo presidente. 

Para comenzar su actividad, tendrá que dirigirse a la entidad bancaria junto con el presidente saliente para modificar en el contrato los datos de la persona autorizada para hacer uso de la cuenta.

El presidente de la comunidad tendrá acceso a las cuentas y podrá ordenar pagos, aunque no podrá emplear el dinero de la cuenta del banco para gastos que no han sido aprobados en la junta.

LAS CUENTAS AL DIA EN TU COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: COMO CALCULAR LA CUOTA Y EL PRESUPUESTO ANUAL

El presupuesto general para el año de una comunidad no tiene mayores dificultades. 

En la mayoría de los casos, todos los años existen los mismos gastos habituales. 

Se puede utilizar el gasto total del año anterior o solicitar un presupuesto al proveedor habitual.

La suma de todos estos gastos previstos nos da como resultado el presupuesto anual. 

Algo que conviene incluir es un fondo de reserva de al menos un 5% del total del presupuesto. 

Este dinero será destinado para afrontar imprevistos o gastos extras, incluso la demora en el pago de la cuota de un vecino.

Una vez que sumamos el presupuesto con el fondo destinado para imprevistos, se obtiene el valor total, que se repartirá entre los vecinos. 

Para ello, se establece una cuota anual, que generalmente se divide en doce pagos, uno por mes.

Si necesitas poner al día las cuentas de tu comunidad de propietarios y tienes dudas, en Fincas Heredero nos ocupamos de la gestión administrativa con transparencia y profesionalidad.