Cómo controlar el balance de gastos e ingresos en una comunidad de propietarios

Una de las tendencias más fuertes en los últimos años es de personas que se animan a dar un paso más y deciden llevar la contabilidad en comunidades. Al principio, comienzan con empresas pequeñas, y luego de un tiempo determinado, optan por desafíos más grandes. Si estás dentro de este grupo de individuos que deciden ir por más, mira todo lo que necesitas saber antes de este gran desafío.

LA GRAN PREGUNTA: ¿LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS NECESITAN UNA CONTABILIDAD PGC?

Las comunidades de propietarios, según el Plan General Contable, no están destinadas a generar ganancias. Por esta razón, no quedan sometidas a distintas legislaciones mercantiles. Conociendo esto, el interrogante central es: cómo llevar la contabilidad en una comunidad de vecinos.

Si bien no es un proceso extremadamente difícil, lo que mayor desgaste conlleva es el trato con las personas. Es poco probable que todos coincidan en la misma opinión y lleguen a buen puerto de forma rápida. Raramente, no aparecerán quejas y discusiones de por medio.

Lo importante es llevar la labor profesionalmente. No hay que olvidarse que se trata de una responsabilidad legal. Por eso mismo, hay que cuidar cada detalle.

OBLIGACIONES BASICAS DE LA CONTABILIDAD EN COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

El primer paso que se debe dar al momento de hacerse cargo de esta actividad es asegurar que todos los propietarios tendrán acceso a la información. Ellos son dueños y tienen el derecho de estar informados de todo lo que pasa. Si no se hace esto, los problemas no tardarán en llegar. Siempre es mejor tener las cuentas claras. Cada determinado lapso de tiempo, se debe realizar una auditoría para explicar a dónde fueron destinados los fondos, en qué se gastó o dónde se invirtió.

El responsable de esta operación deberá presentarse en la entidad bancaria correspondiente, junto con el presidente de la comunidad, para dejar claro que será quien se encargue de los trámites de aquí en adelante.

Es primordial saber que ningún gasto u operación que se tenga que realizar puede ser avalado por el individuo, sin antes tener el rótulo de representante otorgado por la junta directiva.

EL LIBRO DE CUENTAS, FUNDAMENTAL EN BUENAS ADMINISTRACIONES

Este documento no es obligatorio para las personas que lleven la contabilidad de las comunidades. Sin embargo, es una herramienta muy importante para mantener el orden y el detalle de cada centavo que se utilice. Algunas personas, continúan utilizando la versión en papel. Otros, más modernos, optan por archivos digitales en Excel u otro formato. Cualquiera sea la opción que se escoja, bienvenida sea.

CALCULAR LA CUOTA Y EL PRESUPUESTO ANUAL

Usualmente, el cálculo anual que será destinado es una tarea simple para los que están introducidos en este ámbito. Los gastos son similares año tras año y no hay grandes diferencias. Al sumar todos los gastos del año anterior, se puede hacer un promedio para tener una idea y partir en base a eso mismo.

Si bien estos datos son precisos, siempre es mejor nivelar hacia arriba. Se aconseja que al presupuesto se le sume un 5% en posibles imprevistos o reparaciones. Después de tener el total que se ocupará para la temporada, debe dividirse en doce partes iguales. Este resultado es el que deberán abonar en forma de cuota para cubrir los gastos necesarios.

PROBLEMAS CON EL PAGO

En ocasiones puede ocurrir que uno de los propietarios se atrase o directamente no pague su cuota. Sin perder tiempo, el primer movimiento será organizar una junta directiva y alertar sobre la situación. Luego, se enviará el burofax o se tomarán las medidas acordes para solucionar este inconveniente.

En la Comunidad de Madrid, hay un modelo de certificado a presentar que debe completarse ante situaciones de este tipo.

Ahora que sabes cómo llevar la contabilidad de comunidades de propietarios, puedes hacerlo sin ningún temor. Solo debes ser organizado y cuidar al máximo los modales. Recuerda tener siempre las cuentas claras y notificar todo imprevisto que encuentres.

Si tienes siempre estas máximas en tu cabeza, será muy difícil que logres malos resultados. Con un poco de paciencia y orden llevarás adelante un rol muy importante. Comienza con este nuevo desafío y disfruta de tu nueva posición en el grupo de propietarios que tendrás como socios.

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Referencias bibliográficas.

Comunidad de Madrid. Temas de interés de vivienda. Recuperado de https://www.comunidad.madrid/servicios/vivienda